اصول و روش بایگانی

طبقه بندی اسناد در بایگانی:
یکی از اساسیترین مراحل بایگانی، طبقه بندی اسناد میباشد؛ طبقه بندی از نظر بایگانی عبارت است از تقسیم بندی اسناد به
دسته هایی که حداقل میان آنها یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد.
شرکت اوژن سیستم جهان خصوصیات یک بایگانی منطقی و صحیح راچنین معرفی میکند
:
اطمینان: طبقه بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند مشخص گردد.
سرعت: طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.
سهولت: نحوه ی طبقه بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکانپذیر باشد.
قابلیت انعطاف: طبقه بندی باید طوری طرح ریزی شده باشد که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد.
منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی :
1. طبقه بندی بر مبنای شاخص هایی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافیایی
2. طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه
3. طبقه بندی بر اساس تاریخ
اصول بایگانی:
1.اصل آسان بودن:
به موجب این اصل سیستم بایگانی ریلی اوژن و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت
مفهوم گردد .
2.اصل قابلیت اجرا:
براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن
باشد .
3.اصل قابلیت انعطاف:
به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحولات را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی لازم را
انجام داده باشد .
4.اصل دقت و سرعت:
سیستم بایگانی و روش های مورد عمل بایستی به نحوی باشند که در عین دقت و صحت ، امکان تسریع در عمل را نیز میسر
سازند .
5.اصل افراد با صلاحیت:
کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط لازم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند .
6.اصل نظم اصولی و منطقی:
در تشکیل پرونده ها و تنظیم مطالب آنها ، بایستی از یک نظام اصولی و منطقی پیروی شود .در این رابطه رعایت نکات زیر
توصیه می شود :
الف- وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه های مندرج در آن
ب- رعایت تقدم و تأخر در شماره و تاریخ نامه ها
ج- حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضافی
د- رعایت حد متعادل برای قطر هر پرونده
روشهای تنظیم پرونده های بایگانی:
تعریف تنظیم در بایگانی : نحوة چیدمان و قرار دادن پرونده ها را در قفس ههای بایگانی تنظیم گویند. روشهای تنظیم با توجه به
عملکرد و نیاز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسیم می گردد که عمده ترین آنها عبارتند از :
-1 روش الفبائی ساده و مرکب
-2 روش شماره گذاری متوالی (سریال ) محض یا ترتیب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راه نما
-3 روش جغرافیایی
-4 روش عنوانی
-5 روش شماره گذاری موضوعی یا مرکب
-6 روش شماره گذاری تاریخی
-7 روش شماره گذاری محدود یا مقطع
-8 روش شماره گذاری کارتن -