نرم افزار اتوماسیون مکاتبات اداری یگانه

با نرم افزار اتوماسیون قدرت اجرایی خود را بدون مرز سازید
مقدمه:
هر سازمان برای انجام ماموریت و رسیدن به اهدافی معین تشکیل می گردد که این اهداف، تعیین کننده فعالیت های اساسی سازمان محسوب می شوند. از آنجا که تبادل ایده ها، فعالیت ها، گزارشات و اقدامات انجام شده متناسب با هدف از پیش تعریف شده در بین افراد سازمان باید به صورت اسناد و مدارک کتبی در جریان باشد، لذا مدیریت برگردش کار، مکاتبات اداری و حفظ و حراست از اسناد و مدارک می تواند یکی از مسائل مهم مدیریتی در سازمان های رو به تعالی و موفقیت تلقی شود.
از طرفی امروزه در عصــر ســــرعت و ارتباطــات، پایه و اساس هر فعالیت اقتصادی، فرهنگی، اجتماعی و... بر مبنای سرعت انتقال داده ها از جایی به جای دیگر و امکان دسترسی سریع و آسان به
داده ها پایه ریزی می شود، از آنجا که بخش مهمی از ارتباطات هر سازمان را ، مکاتبات آن سازمان تشکیل می دهد و استفاده از روش های کند و مشکل ساز اداری غیر مکانیزه و سنتی دیگر کارا نمی باشد لذا، تهیه و استفاده از سیستم اتوماسیون اداری می تواند یکی از روش های مفید جهت کاهش هزینه ها و افزایش
بهره وری در سازمان باشد .لذا بجاست که موسسات و سازمان ها با دیدی آینده نگر به تهیه و راه اندازی این گونه سیستم ها اهتمام ورزند.
سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری یگانه، نرم افزاری است متشکل از زیر سیستم های دبیر خانه، بایگانی و کارتابل تحت شبکه و وب ، که طراحی ظاهر کاربری آن مبتنی براستاندارد نرم افزار Windows می باشد که این موضوع کاربری راحت و آسان نرم افزار را خاطر نشان می سازد .
همچنین با تشکیل تیم نیاز سنجی مصرف کننده قبل از تولید وتوجه دقیق وکنجکاوانه به نیاز
سازمان ها و شرکت ها سعی در تهیه نرم افزاری با قدرت کارایی و پاسخگویی بالا گردیده است. که اجرای این مهم به عهده تیم تولید که متشکل از افراد متخصص و با تجربه اجرایی می باشند واگذار گردید که پس از آن اقدام به تهیه نرم افزار شده است.
سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری یگانه علاوه بر امکانات عمومی که در اغلب نرم افزارهای مشابه وجود دارد، دارای مزایایی است که آنرا از دیگر موارد مشابه متمایز می سازد و این امر شرکت فناوران اطلاعات یگانه را مفتخر به خدمت رسانی به بیش از 1000 سازمان و شرکت در این مورد نموده است.
مشخصات کلی
(User Friendly): سهولت استفاده از نرم افزار با وجود برخورداری از امکانات پیشرفته
( Multi OA): امکان ایجاد و تعریف دبیرخانه به تعداد نامحدود روی یک سرور
امکان لحاظ تنظیمات خاص برای هر دبیرخانه به طور مستقل
(Distributed): امکان ارتباط چندین دبیرخانه مستقل و غیر متمرکز، از طریق شبکه های محلی یا سراسری
(Scalability) مقیاس پذیری: عدم وابستگی سرعت نرم افزار به تعداد دبیرخانه و تعداد و حجم نامه ثبت شده در حافظه
دارای قدرت فراخوانی اطلاعات از بانک های اطلاعاتی دیگر و استفاده آن درنرم افزار
(Mail Server) : امکان ارسال و دریافت ایمیل های سازمانی و شخصی با هشدار دریافت ایمیل
(Fax Server) : امکان دریافت اتوماتیک فکس
ظاهر کاربری(Interface)
دارای صفحات کاری زیبا ومنطبق با استاندارد¬ شرکت¬های نرم افزاری متداول دنیا (Microsoft)
طراحی سیستم بایگانی با الگو برداری از اصول به کار گرفته شده در سایت های پر طرفدار مانند
Gmail & Yahoo
امکان تنظیم مستقل امکانات نرم افزار برای هر کاربر مانند تنظیم فونت و رنگ فرم ها
امکان تعریف گروه های کاری جدا از هم، جهت ارسال نامه، ارجاع نامه، خبر و... به یک گروه خاص
امکان ایجاد بایگانی شخصی در کارتابل برای هر کاربر
امکان تعریف کلیدهای میانبر و کلمات پر استفاده
دارای راهنمای کامل فنی و کاربردی برای استفاده از نرم افزار به صورت PDF , chm
امکان ایجاد خبر و خبرنامه برای کاربران سازمان با هشدار دریافت خبر
امکان ایجاد زنجیره پیگیری نامه یا امور شخصی با سیستم هشدار دهنده جهت پیگیری به موقع کارها
( Message) : امکان ارسال و دریافت پیام متنی در میان کاربران با هشدار دریافت پیام
سطح دسترسی کاربران
امکان تنظیم سطح دسترسی برای کاربران با تفکیک منوهای نرم افزار، دبیرخانه های تعریف شده در نرم افزار ، قالب های نامه ، طبقه بندی نامه ها
(Log File) : امکان بررسی فعالیت کاربران توسط مدیر سیستم
(Role & Profile): دسترسی مدیر هر بخش به کارتابل کارمندان زیر دست بصورت درخت واره
امکان تعریف یک کاربر با دو سمت
گزارشگیری
امکان گرفتن هرگونه گزارش به صورت پارامتریک با سرعت بالا و قابل انتقال به Word & Excel
امکان تهیه گزارش از تمام مکاتبات در کلیه دبیرخانه ها
ارائه گزارش های آماری متنوع از مکاتبات به صورت عددی یا گرافیکی(ستونی، سطحی، دایره ای و ... )
امکان تعریف گزارش های دلخواه متناسب با نیازهای سازمان
امکان چاپ لیست ارجاعات و قابل انتقال به Word & Excel
دارای ابزارجستجوی پیشرفته با سرعت بالا و کاربری آسان
قابلیت جستجو در فایل های Word ، پیوست یا جستجوی مفهومی
گردش اطلاعات
امکان مرتبط نمودن هر نامه به یک پروژه ، موضوع یا یک سازمان
امکان ثبت نامه های داخلی همانند نامه های وارده و صادره
دارای امکانات فرم ساز(Form Generator): امکان تعریف و پیوست فرم های خاص مورد نیاز یک سازمان، به نامه های وارده، صادره، داخلی یا مدارک و اسناد
امکان گزارش گیری ازاطلاعات فرم های تعریف شده قابل انتقال به Word & Excel
امکان تنظیم سطوح دسترسی روی فرم های تعریف شده برای کاربران
بایگانی
امکان تعریف مراکز بایگانی مجزا برای هر دبیرخانه یا تعریف یک بایگانی مشترک برای چند دبیرخانه
امکان بایگانی نمودن فایل های پیوست به مکاتبات سال های گذشته به منظور بالا بردن سرعت سیستم
امکان تعریف زونکن و پوشه های بایگانی سازمانی و شخصی در کارتابل
امکان ثبت مستنداتی غیر از نامه مانند قراردادها، فاکتورها و...
امکان پیوست هر گونه فایل( متنی، صوتی، تصویری، نقشه و....) به مکاتبات
سایر امکانات
امکان درج مهلت پاسخگویی به نامه ها.
امکان استفاده از قلم نوری در کارتابل جهت پاراف روی نامه ها
امکان دسترسی آسان به نامه های عقب افتاده، جدید، ارجاع شده
امکان تعیین جانشین موقت برای کارتابل
امکان دسترسی به نامه های یک دوره زمانی مشخص، مورد نظر کاربر
دارای ویرایشگر تصاویر کارآمد
تعریف قالب های فایل های Word و ارسال اطلاعات نامه و فرم ها در قالب های از پیش تعریف شده
(Temp)
امکان تعریف فرمت نامه های صادره یا داخلی در MS Word برای سهولت در تایپ نامه
دفترچه تلفن عمومی قابل مشاهده برای همه کاربران و خصوصی برای هرکاربر و امکان شماره گیری مستقیم با نرم افزار.
مشخصات فنی
تولید و توسعه مبتنی بر متدولوژی RUP
استفاده از استاندارد UML به منظور مستند سازی تحلیل و طراحی سیستم ها
استفاده همزمان از معماری مبتنی بر سرویس (Service Oriented Architecture) در سطح خدمات برنامه های کاربردی و معماری شیءگرا(Object Oriented Architecture) در طراحی داخلی
برنامه های کاربردی
توسعه مبتنی بر فناوری.Net و استفاده ازMicrosoft.Net Framework 2.0/3.5
امکان استفاده از SQL Server 2000&2005 به عنوان پایگاه داده(با استفاده از فناوری لایه دسترسی به داده قابل تغییرPortable Data Access Layer )
معماری فیزیکی سه لایه (سرور داده، سرور برنامه و کلاینت های کاری)
معماری تحت وب با رویکردهای وب2.0
بهره مندی از فناوری نصب و بهنگام سازی خود کار بر روی همه کلاینت های کاری
کارتابل تحت وب اتوماسیون اداری یگانه
طراحی و اضافه نمودن کارتابل تحت وب در نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری تحت شبکه یگانه یکی از امکانات برجسته این نرم افزار می باشد که دسترسی به نامه را از نظر زمانی و مکانی برای کاربر نامحدود می نماید.
در طراحی ساختار کارتابل تحت وب سعی شده علاوه بر تاکید بر کاربر پسند بودن و وجود امکانات لازم و اصلی عملیات بر روی نامه، از اضافه نمودن امکانات اضافی و سفارشی خوداری گردد تا سیستم از سرعت کافی حتی در صورت استفاده از اینترنت کم سرعت، برخوردار باشد.
کارتابل تحت وب بصورت آنلاین از SQL و با C# .Net و طبق استانداردRUP طراحی شده و دارای امنیت بالا می باشد.
امکانات کارتابل وب
•
نمایش لیست نامه های ارجاعی، رونوشت و پیش نویس
•
نمایش مشخصات نامه ها (اطلاعات عمومی، ارجاعات وپارافهای نامه)
•
ارجاع نامه توسط یک شخص برای اشخاص یا واحدهای دیگر
•
امکان ارجاع همزمان یک نامه وارده به چندین واحد یا شخص
•
امکان ثبت نامه های داخلی، پیش نویس، صادره، وارده و جواب نامه
•
پاسخ به نامه های وارده و نامه های داخلی جهت تسریع در عملکرد پاسخگویی
•
امکان مرتب نمودن نحوه نمایش نامه ها درکارتابل به دلخواه بر حسب، تاریخ ثبت، تاریخ ارجاع، موضوع، شماره نامه و ...
•
نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع
•
وجود ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه با امکان تفکیک نامه به صورت کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلی و پیش نویس
•
امکان مشاهده پاراف متنی آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما
•
امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های متنی
•
انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت انتخاب از ساختار درختی چارت سازمانی
•
ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع نامه
•
امکان درج مهلت ارجاع نامه و همچنین انتخاب گزینه بایگانی نامه پس از ارجاع
•
امکان مشاهده تصویر نامه هم از طریق آیکون تصویر در فرم اصلی برنامه
•
امکان پاسخگویی سریع نامه های وارده با استفاده از گزینه جواب نامه ها
•
امکان مشاهده فایل های JPG در مرورگر و دخیره سایر فایل های پیوست در کامپیوتر
•
امکان مشاهده لیست نامه به تفکیک شخص ارجاع دهنده از طریق انتخاب شخص از چارت سازمانی
•
امکان ایجاد بایگانی و زونکن های شخصی برای نامه بصورت درختواره
•
امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشه های بایگانی، زونکن ها و نامه ها
•
ثبت پیش نویس نامه (پیش نویس صادره) با درج فیلدهای گیرنده، فرستنده، مضمون، تاریخ و ...
و همچنین الصاق فایل Word
•
ارجاع پیش نویس نامه برای اشخاص دیگر و کارتابل دبیرخانه
•
امکان ثبت نامه های داخلی سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (Word) و ارجاع آن به کاربران کارتابل
•
قابلیت تغییر رنگ صفحات کارتابل
•
امکان انتخاب ستون های لیست نامه در صفحه اصلی کارتابل